Urodziny dorosłej osoby rzadko rozbijają się o brak pomysłu. Problemem jest zwykle to, że pomysł jest jeden, za to szczegółów kilkadziesiąt: gdzie, dla ilu osób, co na stół, kto ogarnie dekoracje i o której trzeba zwolnić salę. Poniżej praktyczny przewodnik po formatach, które sprawdzają się w Trójmieście, wraz z konkretami, na jakie warto się przygotować przy każdym z nich.
Od czego zacząć planowanie?
Od trzech liczb, w tej kolejności: ile osób, jaki budżet, ile godzin. Dopiero one przesądzają o formacie. Dwadzieścia osób zmieści się w wynajętej sali restauracyjnej, sześćdziesiąt wymaga już lokalu z osobnym wejściem i zapleczem. Kameralna kolacja dla ośmiu osób to zupełnie inna logistyka niż impreza do białego rana.
Warto też od razu ustalić, czy przyjęcie ma mieć motyw przewodni. To nie jest kwestia estetyki, tylko decyzja wpływająca na dekoracje, menu i zaproszenia, a im później zapada, tym więcej rzeczy trzeba poprawiać.
Przyjęcie w lokalu, czyli opcja bez niespodzianek
Największa zaleta czterech ścian to przewidywalność. Nie trzeba martwić się deszczem, wiatrem ani nagłośnieniem, bo lokal ma już swoje. Organizacja obejmuje wtedy aranżację przestrzeni, dekoracje, stół tematyczny i obsługę wydarzenia. Jeśli szukacie takiego wariantu, urodziny w lokalu opisaliśmy osobno razem z przykładowym menu bufetowym, gdzie w pakiecie podstawowym znajduje się 140 sztuk przekąsek z możliwością rozszerzenia dla większych grup.
Co zwykle wchodzi w skład bufetu:
- tatar wołowy oraz tatar z łososia
- spring rolls z kurczakiem i w wersji wegetariańskiej
- kulki serowe z sosem
- rolada z wędzonym łososiem
- hummus ze świeżymi warzywami
Przy rezerwacji lokalu warto zapytać o dwie rzeczy, o których pamięta się najrzadziej: czy można wnieść własny alkohol oraz do której godziny obowiązuje wynajem. Obie potrafią wywrócić budżet i harmonogram wieczoru.
Garden party, gdy macie do dyspozycji ogród
Przydomowy ogród albo działka dają coś, czego nie kupi się w restauracji, czyli własną przestrzeń bez limitu czasowego narzuconego przez lokal. Za to całą infrastrukturę trzeba dowieźć. Organizując garden party, przygotowujemy scenografię w stylu boho, rustykalnym lub greckim, wraz z miejscami do siedzenia, oświetleniem i obsługą cateringu, więc gospodarz nie spędza własnych urodzin przy grillu.
Na co zwrócić uwagę przy przyjęciu w ogrodzie:
- plan awaryjny na wypadek deszczu, najlepiej namiot postawiony niezależnie od prognozy
- oświetlenie, bo po zmroku ogród robi się ciemniejszy, niż się wydaje
- podłoże pod stoły i parkiet, zwłaszcza po opadach
- godzina ciszy nocnej i uprzedzeni sąsiedzi
- dostęp do prądu dla cateringu i nagłośnienia
Kameralnie: piknik dla kilku osób
Nie każde urodziny muszą oznaczać wielkie przyjęcie. Format piknikowy sprawdza się przy ośmiu do dziesięciu osobach i trwa zwykle trzy godziny, z możliwością przedłużenia. W pakiecie podstawowym mieści się dekoracja z miejscem do siedzenia, catering typu finger food, słodkości, owoce i czekoladki oraz lampka wina musującego. To dobra opcja na okrągłą rocznicę bez rozmachu albo na urodziny w gronie najbliższych.
Nietypowo, czyli poza salą i ogrodem
Trójmiasto daje kilka możliwości, których nie ma w głębi kraju:
- impreza na plaży w Sopocie, Gdańsku albo Gdyni, ze scenografią ustawioną na piasku
- urodzinowy rejs jachtem, kameralny albo z pełną obsługą
- przyjęcie połączone z pobytem w SPA
- integracja z atrakcjami w rodzaju quadów dla grupy znajomych
Znamy też miejsca, o których pewnie myśleliście, ale odpuściliście, bo nie było wiadomo, jak w ogóle zabrać się za przyjęcie w takiej przestrzeni. Właśnie od tego jesteśmy: bierzemy na siebie rezerwację, formalności, transport, scenografię i obsługę, a Wy dostajecie gotowe wydarzenie w miejscu, które naprawdę chcieliście. Każdy z tych formatów wymaga jednak wcześniejszej rezerwacji terminu, bo w sezonie letnim wolne weekendy znikają szybciej niż w restauracjach.
Ile czasu zajmuje przygotowanie?
Przy kameralnym pikniku wystarczą dwa, trzy tygodnie. Przyjęcie na kilkadziesiąt osób w lokalu warto zaklepać z dwumiesięcznym wyprzedzeniem, a jeśli data wypada w maju, czerwcu lub wrześniu, jeszcze wcześniej, bo wtedy konkurujecie o terminy z weselami. Najdłużej trwa zwykle nie sama organizacja, tylko zebranie potwierdzeń od gości, od których zależy wielkość zamówienia cateringowego.
Co daje oddanie organizacji w cudze ręce?
Przede wszystkim to, że solenizant nie spędza swojego dnia na telefonach i pilnowaniu, czy dowieziono krzesła. Kompleksowa organizacja urodzin obejmuje dobór miejsca, aranżację przestrzeni, bufet, dekoracje i dodatkowe atrakcje, a każdy element dopasowujemy do charakteru wydarzenia i do tego, co ustalimy z Wami na starcie. Pilnujemy detali, bo z nich składa się wrażenie, jakie zostaje gościom po całym wieczorze. Reszta sprowadza się do jednej rozmowy o tym, jak ma wyglądać ten dzień, i przyjścia na gotowe.
Jeśli macie już datę i przybliżoną liczbę gości, to wystarczy, żeby zacząć rozmowę o szczegółach. Napiszcie albo zadzwońcie, a resztę weźmiemy na siebie!